KenLifeMBA的部落格-邁向自由的人生

又要開會了!老闆怎麼這麼愛開會?你們公司的會多到開不完嗎?

大家都不喜歡開會，包括我自己也是，但是不代表不用開會，該開的會還是要開，至於要怎麼開才有效率?這才是重點。

關於例行的會，例如銷售月報、經營月報…，這些會議的性質主要是對上級匯報進度，主管應該要求每個人或每個部門報告的時間越精簡越好，只需要讓主管”足夠”了解該下屬或該部門在做什麼即可，不要報的跟流水帳一樣，太細節的東西其他人也沒興趣聽，假設開會的有10個人，扣除報告者跟主管，其他8人都不想聽，那麼這個人報告了30分鐘，8*30 = 240，等於浪費了大家240分鐘，若這是高階主管會議，每個人的時薪都很高，這又浪費了公司多少錢?

有更時候一些多非例行性的會議，主要都是針對突發的狀況或是中短期的專案所召開的，主要目的是快速溝通、討論、解決問題、追蹤進度…這樣的會議我特別歸納出一些提高效率的技巧:

1. 召集會議的人要先想清楚，召集這個會議的目的是什麼: 解決問題? 追蹤進度? 開完這個會要收到什麼效果? 最好是開會前就把議程或相關資料先發給大家，會議開始前花1-2分鐘跟大家說明召開這次會議的主要用意。
2. 一般這樣會議的時間最好控制在1小時之內。會議的召集人就是該會議的主持人，要負責掌握會議的進度，不要讓大家離題，也不要討論得太瑣碎，一旦離題要把大家拉回來，如果是遇到無法立即解決或得到共識的議程，可以跳過直接進到下一個議程，該議程可另外單獨找時間再討論。一般我們的注意力都會隨著時間拉長而下降，如果進度掌握得好，1個小時的討論可以解決很多事。
3. 一定要有人做會議紀錄。開會最怕的就是議而不決，決而不做，每次花了一大堆時間討論，散會後就忘了，或是會後就沒人跟進，所以一定要有人做會議紀錄，把大家決議的事項會後發給大家，如果是一些要跟進的項目，一定要備註ownership，把人名、deadline壓上去，下次會議就從上次的會議紀錄開始過。

在公司裡，3人以上的多向溝通，會議是最有效率的溝通方式，郵件飛來飛去，還不如大家坐下來談5分鐘。但是怎麼開還是有技巧的，比起work hard更重要的是work smart。