KenLifeMBA的部落格-邁向自由的人生

最近剛好接待了一群外國訪客，今天就來聊聊，你有接待過外賓的經驗嗎? 如果老闆把這項工作交給你，你會怎麼做? 除了白天的工作行程，晚餐你會陪同嗎? 還是跟他說便利超商有很方便的微波食物或是對面有麥當勞?

不管是接待國外的客戶或是同事，很多人都覺得很厭煩，一開始怎麼做也沒有頭緒，但其實一回生二回熟，把這件事情做好，很容易獲得老闆的信任，反之，老闆會對於交付任務給你沒有信心，那我們就來看有哪些步驟跟細節吧。

• 安排住宿跟交通: 先跟對方確認航班抵達時間，是否需要接機? 如果不需要接機，最好把飯店的中文名稱跟地址發一份給對方，讓他印出來，這樣出了機場如果是要搭計程車到飯店，就不用擔心跟司機語言不通的問題。幫對方訂飯店的時候，記得先詢問對方公司的住宿預算上限，如果公司有簽約的飯店，可在替他安排合適的飯店。
• 每日議程(agenda): 提前安排好對方拜訪期間的每日議程，發給對方做確認，讓他可以提前準備，或是他如果有電話會議，就需要空出時間。
• 用餐: 如果對方是第一次來訪或來過的次數不多，最好是安排比較有當地特色的餐點，如果是美國人來，還帶他去T.G.I Fridays 這就挺尷尬的了，可以先問對方是否有什麼忌口的，不同國家的風俗特色自己最好也先上網做一些功課，例如歐美人通常比較不吃辣、不喜歡吃內臟，這也都應該避免，像是有一次美國人來我們工廠出差，結果晚上同事帶他去吃重慶麻辣鍋(只有紅油鍋，不是鴛鴦鍋)，而點的菜色都是腰花、豬腦、黃喉…等內臟類，這位美國同事一整晚只動過2次筷子，晚飯吃得非常尷尬。
• 晚餐到底要不要陪同: 對方如果只是短期拜訪(2-3天)，建議是都安排，如果會待上一周或更長的時間，那就先安排第一晚，之後詢問對方的意思，對方或許有時差(通常第2天到第3天最嚴重)想要休息，或是晚上跟別的時區還有電話會議。也許有些人覺得白天已經陪客人一天了，晚上還要占用我下班時間，職涯早期時，主管跟我說過，「將來或許你也有機會出差，你會希望對方對你不理不睬嗎? 」 後來我有很多機會到國外出差，我才了解到這叫「同理心」。

有些人可能會說，我自己很獨立，就算將來出差，對方沒幫我安排，我也沒有問題。這裡再舉一個例子，曾經我有位同事，我們海外的同事來台灣出差，而台灣的同事就覺得對方又不是第一次來台灣，於是下班之後就把對方載回飯店之後就回家了，後來主管知道這件事之後大為光火，因為如此”招呼不周”，主管也臉上無光，想當然而在其他事情上，主管對這位同事的信任度就大打折扣了。

最後我再分享一個例子，曾經有位美國同事來中國支援我們的工廠，因為是跨洲出差所以公司要求他出差必須安排兩週而且要涵蓋台灣，他原本對於還要”移動”到台灣不是太高興，這趟行程是我全程陪同，在台灣的行程剛好有半天的空檔，我帶他去參觀故宮，到鼎泰豐品嘗小籠包，結果原先他覺得最沒必要的台灣行程，卻成了他這趟出差最大的亮點，我們因此建立起情感，雖然平時都是工作上都是透過郵件跟電話會議溝通，但他對我們工廠所需要的支援從不推拖，後來我到美國出差，也是他親自來接機。

很多人認為接待外賓是沒意義又占用下班時間的工作，但事實上要把這工作做好，有很多小細節需要注意，收穫也不一定那麼直接，但這可能是主管觀察你的一個重點，而且長遠來看，說不定哪天就有意外的驚喜，其實跟很多其他工作一樣，想不想把它做好，就是看你的”態度”而已。